Створення електронного архіву закладу вищої освіти: особливості оцифрування службових документів та програмна реалізація інформаційного ресурсу
DOI:
https://doi.org/10.31516/2410-5333.065.15Ключові слова:
архів, організаційно-розпорядчий документ, оцифрування, цифрове збереження, розпізнавання вмісту документаАнотація
У статті надано покроковий опис та особливості оцифрування службових документів, на прикладі створення електронного архіву організаційно-розпорядчих документів закладу вищої освіти, а саме Національного університету «Львівська політехніка». Наведено переваги та проблеми, що можуть виникнути під час проведення цієї процедури. Досліджено та розкрито особливості процесу сканування документів, а також основні атрибути, що дозволяють здійснювати релевантний пошук інформації. Проведено аналіз програмного забезпечення, який дозволяє здійснювати оптичне розпізнавання вмісту документів. Обрано та описано технологічне рішення щодо створення інформаційного ресурсу, який міститиме оцифровані організаційно-розпорядчі документи освітнього закладу — система керування вмістом WordPress, подано переваги його використання та задіяні плагіни.
Посилання
Archival Studies: Textbook (2002). Ya. S. Kalakura, I. B. Matiash (Eds.). “KM Akademiia” Publishing House. [In Ukrainian].
Boiko, P., Kravets, R., & Markovets, O. (2023). Electronic archive as a means of quick access to management information. Bibliotekoznavstvo. Dokumentoznavstvo. Informolohiia, 4, 14–21. Retrieved April 4, 2024, from https://elib.nakkkim.edu.ua/bitstream/handle/123456789/5267/BDI_2023_4-14-21.pdf?sequence=1 [In Ukrainian].
Butko, Ya. Yu., & Makarova, M. V. (2016) The essence of administrative documents and their classification. In Science and Youth in the XXI Century, Collection of abstracts of the II International Youth Scientific and Practical Internet Conference. PUET. Retrieved April 12, 2024, from https://core.ac.uk/download/pdf/300240564.pdf [In Ukrainian].
Verkhovna Rada of Ukraine. (1998, February 4, No. 75/98-VR). On the Concept of the National Program of Informatization: Law of Ukraine. Retrieved April 5, 2024, from https://bit.ly/3NAlMaj [In Ukrainian].
Verkhovna Rada of Ukraine. (1993, December 24, No. 3814-XII). On the National Archive Fund and archival institutions: Law of Ukraine. Retrieved May 10, 2024, from https://bit.ly/3NwHXy8 [In Ukrainian].
Verkhovna Rada of Ukraine. (2022, December 1, No. 2807-IX). On the National Program of Informatization: Law of Ukraine. Retrieved April 5, 2024, from https://bit.ly/3FwMlsE [In Ukrainian].
Virovkina, N. (2011). Electronic archive as a means of storing and retrieving documentary information. Kharkiv State Academy of Culture [In Ukrainian].
State Archival Service of Ukraine. (2019, April 16, No. 36). On Approval and Implementation of Methodological Recommendations “Digital Fund for the Use of Documents of the National Archival Fond: Creation, Storage, Accounting and Access to It”: Order. Retrieved April 5, 2024, from https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0036843-19#Text [In Ukrainian].
State Archival Service. (2021). On the work of the Ukrderzharkhiv of archival institutions and special institutions of the insurance fund of documentation in 2021 and priorities for 2022. Retrieved April 5, 2024, from https://bit.ly/3BhWbgO [In Ukrainian].
DP UkrNDNTs. (2020, July 01, No. 144). National standard of Ukraine. State Unified Documentation System. Unified system of organizational and administrative documentation. Requirements for the execution of documents DSTU 4163: 2020. Retrieved April 4, 2024, from https://zakon.help/article/nacionalnii-standart-dstu-41632020-derzhavna?menu=82 [In Ukrainian].
Information about the archive. (n.d.). Lviv Polytechnic National University. Retrieved April 4, 2024, from https://lpnu.ua/arkhiv/informatsiia-pro-arkhiv [In Ukrainian].
Mazur, V. (2005). Electronic archive of enterprise documents. Problemy informatyzatsii ta upravlinnia, 13, 63–68. [In Ukrainian].
Maistrenko, A. A., & Romanovskyi, R. V. (2018). Digitization of archival documents in foreign countries: an information and analytical review. Arkhivy Ukrainy, 1 (312), 64–87. Retrieved April 4, 2024. DOI: https://doi.org/10.47315/archives2020.312.064 [In Ukrainian].
Markovets, O. V., Tereshchuk, V. M., Kravets, R. B., & Talanchuk, D. O. (2023). Information support for the organization of communication between citizens and archival institutions. Visnyk of Kharkiv State Academy of Culture, 63, 151–160. Retrieved April 4, 2024. DOI: https://doi.org/10.31516/2410-5333.063.11 [In Ukrainian].
Platforma Osvita. (2023). Determining the retention period of documents in an educational institution. Pedrada. Retrieved April 4, 2024, from https://oplatforma.com.ua/article/235-viznachamo-stroki-zbergannya-dokumentv-zagalnoosvtnogo-navchalnogo-zakladu [In Ukrainian].
Tur, O. M., & Shabunina, V. V. (2019). ISO standards for digitization, conversion and migration of documents. Bibliotekoznavstvo. Dokumentoznavstvo. Informolohiia, 4, 54–62. Retrieved April 4, 2024. DOI: https://doi.org /10.32461/2409-9805.4.2019.189850 [In Ukrainian].
Filippova, L. (2018). Digital archives in modern society: terminological and content aspect. Bibliotekoznavstvo. Dokumentoznavstvo. Informolohiia, 2, 6–11. [In Ukrainian].
Khaletska, L. P. (2015). Digital preservation of electronic documents on the example of the National Library of France. Bibliotekoznavstvo. Dokumentoznavstvo. Informolohiia, 4, 26–34. Retrieved April 4, 2024, from http://nbuv.gov.ua/UJRN/bdi_2015_4_8 [In Ukrainian].
FieldCheck. Document digitization process: benefits and goals. Retrieved April 4, 2024, from https://fieldcheck.biz/library/document-digitization-process.html# [In English].
International standard. (2012). “Information and documentation — Implementation guidelines for digitization of records”: AS/NZS ISO 13028:2012. Retrieved April 4, 2024, from https://www.standards.govt.nz/shop/asnzs-iso-130282012/ [In English].
Library of Congress. Standards for the description (metadata) of digital records and electronic copies of documents on the website of the Library of Congress: Digital Library Standards. Retrieved April 4, 2024, from http://www.loc.gov/library/digitalstandards. [In English].
Statista. Revenue from information archiving market worldwide from 2014 to 2027. Retrieved April 4, 2024, from https://www.statista.com/statistics/498032/information-archiving-market/ [In English].
Strategię digitalizacji zasobu archiwów państwowych na lata 2018–2023 (2017). Warszawa. Retrieved April 16, 2024, from https://www.archiwa.gov.pl/files/Strategia_digitalizacji_zasobu_archiww_pastwowych.pdf [In Polish].
What is Document Digitization? Klearstack. Retrieved April 4, 2024, from https://www.klearstack.com/what-is-document-digitization/ [In English].
##submission.downloads##
Опубліковано
Номер
Розділ
Ліцензія
Автори, які публікуються у цьому журналі, погоджуються з наступними умовами:
У разі публікації статті в збірнику «Вісник Харківської державної академії культури», автори зберігають авторське право, а також надають право журналу публікувати оригінальні наукові статті, що містять результати експериментальних і теоретичних досліджень і не знаходяться на розгляді для опублікування в інших віданнях. Всі матеріали поширюється на умовах ліцензії Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike (BY-NC-SA), яка дозволяє першу публікацію в цьому журналі, а також розповсюдження роботи з визнанням авторства цієї роботи, на тих самих умовах, з некомерційною метою.
Автори мають підписати заяву, яка є угодою про надання прав редакції на публікацію статті в друкованому та електронному вигляді. Заява надсилається на поштову (оригінал) або електронну адресу (сканована копія) Редакції журналу.
Автори мають право укладати самостійні додаткові угоди щодо неексклюзивного розповсюдження роботи у тому вигляді, в якому вона була опублікована цим журналом (наприклад, розміщувати роботу в електронному сховищі установи або публікувати у складі монографії), за умови збереження посилання на першу публікацію роботи у цьому журналі.
Під час подачі рукопису статті для опублікування у збірнику «Вісник Харківської державної академії культури» автори погоджуються з тим, що, у разі прийняття статті до публікації, її можна буде розмістити в електронних архівах та базах даних з обов'язковим зазначенням авторства і збереженням авторських прав у повному обсязі за авторами. У тексті самої роботи мають бути в повному обсязі представлені джерела зовнішньої інформації – у вигляді списків джерел літератури (у т.ч. особисті раніше опубліковані роботи авторів). Автори рукопису статті зобов'язані належно оформляти запозичення у вигляді цитат або посилань. Будь-які форми плагіату неприпустимі.
